quinta-feira, 15 de agosto de 2024
Desde o início de 2024, a Gestão Documental do Tribunal de Justiça Militar do Estado de São Paulo (TJMSP) passou por importantes saltos de otimização e melhoria de produtividade, que já possibilitaram a publicação de dois editais de eliminação – instrumento legal que define e formaliza o descarte de documentos. Esses resultados são consequência do engajamento da equipe envolvida, que contribuiu com o aperfeiçoamento do fluxo de processos, a instalação de novo espaço e o treinamento de novos integrantes da equipe.
Histórico
No início dos anos 1990, o servidor Nilo Sergio Coelho já utilizava técnicas empíricas de conservação do acervo, influenciando positivamente na preservação dos documentos de guarda permanente.
Em cumprimento às determinações contidas na Resolução 324/2020 do Conselho Nacional de Justiça (CNJ), a qual institui o Programa Nacional de Gestão Documental e Memória do Poder Judiciário – Proname, foram criadas a CGDM pela Portaria nº 337/2021 – ASSPRES e posteriormente a CPAD em 2023 (Portaria nº 399/2023 – ASSPRES). Em princípio ficou definido a avaliação e destinação dos Feitos Cíveis, motivado pelo objetivo de gerir o espaço físico do Arquivo Geral desta Corte.
Nas tardes de quarta-feira, Zilda Aparecida Ramos Legui, Eduardo Alberto Marcelino, José Luis Macruz Ferreira da Silva e Marcello Eduardo da Silva Xavier se dedicavam à avaliação documental de processos cíveis. Apesar de terem buscado capacitação em cursos livres de arquivística, não seria possível prosseguir com o projeto porque a CPAD não estava com sua composição completa. Era preciso contratar 2 profissionais, um(a) historiador(a) e um(a) arquivista para análise técnica do acervo.
Soluções adotadas
Por impulso da Comissão Permanente de Avaliação Documental (CPAD) e da Comissão de Gestão Documental e de Memória (CGDM), em janeiro de 2024 foi concretizada a contratação da historiadora Larissa Souza Oliveira e a arquivista Tathyana Dalmaso Felix, que deram início à análise da documentação.
Com a intenção de maximizar os resultados obtidos, a Administração do TJMSP implementou medidas palpáveis de otimização da Gestão Documental:
- Infraestrutura:
Cessão de novo espaço específico para a Gestão Documental, com a organização customizada dos postos de trabalho e equipamentos.
- Recursos humanos:
Reforço do time com 2 servidores(as) que atuam de forma fixa na área, 2 estagiários(as) e 5 servidores(as) volantes, que se alternam em cada dia da semana no apoio à Gestão Documental.
- Otimização do fluxo de processos:
Com apoio do engenheiro Elizeu Domingues Neto, Assistente Técnico do TJMSP, o fluxo de processos proposto pela CPAD e CGDM teve suas etapas adaptadas às novas instalações, dando ainda mais velocidade e eficiência ao trabalho.
Nessa primeira fase do projeto, o trabalho tem como foco a avaliação de processos cíveis datados a partir de 2005. Após análise histórica e, em seguida, um estudo técnico-jurídico, são separados para a guarda permanente os processos que envolvem temas considerados relevantes. Casos importantes para a memória institucional, que tiveram visibilidade na imprensa e que envolvam questões de gênero, raciais e saúde mental, por exemplo, são identificados e integralmente armazenados no Arquivo Geral da Corte.
Essa avaliação foi expandida para contemplar critérios técnico-jurídicos, o que auxilia na identificação de processos que possuem valor histórico e institucional pela perspectiva do Direito. Para cumprir essa etapa, foram integrados ao time dois servidores fixos e cinco que atuam uma vez por semana. A seleção desses colaboradores não foi feita ao acaso: todos possuem formação jurídica e/ou muitos anos de experiência nesta Corte, o que contribui muito com o resultado do trabalho.
Por outro lado, os que não se enquadram nessas categorias são sinalizados e, com a aprovação da CPAD e da CGDM, separados para possível descarte. A relaçãodesses processos é posteriormente publicada em Editais de Eliminação, para que qualquer parte interessada possa reivindicar o recolhimento desse material dentro de 45 dias. Transcorrido esse prazo, é retirada uma amostra estatística para a guarda permanente, e o restante da documentação pode ser descartada – mas não integralmente.
Outra etapa do trabalho de Gestão Documental ocorre após a liberação dos Editais, pois as peças processuais de cada processo (definidas pela CPAD) precisam ser mantidas, ainda que o descarte tenha sido liberado, de acordo com as normas do CNJ. Essa prática diminui consideravelmente o volume de espaço ocupado no Arquivo Geral. Seguindo as orientações do Proname, já foram descartados 200 processos judiciais com 479 volumes e 130 apensos, totalizando 13,22 metros lineares. O servidor Walmir Fernandes de Resende atua nessa etapa do processo com o apoio de dois estagiários, Ian Casseb (estudante de Direito) e Murilo Grieno (estudante do Ensino Médio). São eles os responsáveis por concretizar a gestão do espaço físico, um dos objetivos do projeto.
Partindo de indicações feitas durante a análise técnico-jurídica, eles desencadernam a documentação e mantêm apenas as partes principais, o que diminui o volume de forma significativa. Além de contribuir com essa separação, Walmir é responsável pelo registro de todos os processos – os que serão eliminados e os que serão armazenados na guarda permanente, localizada no Arquivo Geral do TJMSP. Com isso, cumpre-se todo o ciclo dessa fase do projeto.
Essas iniciativas refletem não apenas a valorização da Gestão Documental, buscando resultados que aliem a excelência operacional aos critérios historiográficos aos arquivísticos, mas também da equipe, que tem atuado de forma tão contributiva na organização deste acervo.
Por: Imprensa TJMSP
